נהלי עבודה ואבטחת נתונים – להפצה למשתמשים – מרכז אוקטב מחשבים מעבדה תל אביב

1. יש לבצע ניתוק של המחשב בסוף כל יום, כיבוי המסך אינו מספיק, יש לנתק את המחשב עצמו !
2. חל איסור על הבאת מדיות (CD, דיסק, DVD וכו') והכנסתם למחשב.
להמשך קריאה לחץ על הקישור למטה
3. אין להוציא מדיות מהארגון ללא קבלת אישור.
4. אין למסור את סיסמת המחשב שלכם לכל גורם שהוא, עליכם להפעיל שיקול דעת גם כשמדובר במסירת הסיסמה לעמית מהעבודה, זכרו שסיסמה זאת עלולה לשמש אותו לביצוע פעולות "לא כשרות" בשמכם!, ניתן – תמיד – לבקש מאתנו לשנות את הסיסמה.
5. במידה ובמחשב שלכם מותקנת האפשרות לתת שליטה עליו לגורמים חיצוניים – שליטה זאת מיועדת עבורנו ואין לאפשר לשום גורם אחר גישה לאפשרות זאת ללא קבלת אישור!
6. יש להיות ערניים לגביי וירוסים שמגיעים דרך הדואר:
6.1 יש לפתוח מייל אך ורק אם אתם מצפים לדואר הזה וברור לכם מקורו ונושאו.
6.2 לא לפתוח מיילים ללא שם השולח.
6.3 לא לפתוח אם שם השולח לא מוכר.
6.4 לא לפתוח אם בשם השולח רשום השם שלכם.
6.5 לא לפתוח אם נושא המייל לא מובן.
6.6 לא לפתוח אם הנושא לא אופייני לשולח (למשל: מכתב שכותרתו: "אני אוהב אותך" והוא הגיע מספק הציוד המשרדי שלכם – יש להניח שזה וירוס…..).
6.7 לא לפתוח דואר שצורף לו קובץ (תמונה, מכתב WORD וכו') אלא אם יודעים בוודאות מה תוכנו, אתם מזהים את סוג ומהות הקובץ וציפיתם בדיוק לו.
7. אסור למשוך מיילים מתיבות דואר "פרטיות" (כולל ובמיוחד שרתי דואר "חינמיים" כ Hotmail) שאינן מנוהלות בשרת הדואר שלכם.
8. כל מייל שיוצא מהארגון נשמר על שרתים שונים בדרך ליעד וניתן בקלות יחסית לקרוא את תוכנו ולעשות בו שימוש, שימו לב למה שאתם כותבים או שולחים החוצה !
9. במשרד מותקנות מערכות הגנה מפני וירוסים וחדירה לא מורשת, מערכות אילו אינן מגינות על המחשבים הניידים שלכם בעת שהם מחוץ למשרד, יש נקוט משנה זהירות בעבודה מחוץ למשרד.
10. אין לגלוש לאתרים שלא לצורכי העבודה וחל איסור מוחלט לגלוש לאתרים לא מוכרים ומפוקפקים, יש לזכור כי מעבר להיבט המשפטי/תדמיתי (כניסה – למשל – לאתר פורנוגראפי נרשמת ב"אינטרנט" ככניסה של הארגון לאתר הנ"ל !) אתרים כאלה עושים לעיתים שימוש בתוכנות ריגול ותקיפה.
11. אין להשתתף בפורומים ללא קבלת אישור.
12. אין לעבוד עם ה messenger, SKYPE , ICQ, או תוכנות דומות.
13. מסמכי עבודה חשובים: אין לשמור אותם על כונן המחשב שלכם ( c: , d: ) אלא אך ורק בשרת בספריה שהוקצתה לכם, קובץ שלא ישמר בשרת – לא יבוצע לו גיבוי והוא עלול להימחק או להינזק – ללא יכולת שיחזור !
14. אין להתקין תוכנות במחשב, כולל תוכנות מהאינטרנט (כגון בבילון וכו') וכולל תוכנות המבקשות להתקין את עצמם בזמן שאתם גולשים או מקבלים דואר. כל זאת על מנת שנוכל לוודא שהתוכנה לא פוגעת במשאבי הרשת ולוודא שאין צורך ברישיון לתוכנה.
15. יכולת הגישה של החברה לאינטרנט מוגבלת, חובה להקפיד לסגור את הגלשן כאשר סיימתם לגלוש, אין לעבוד בריבוי חלונות גלישה, הימנעו מאתרי וידאו או מוסיקה והורידו תוכנות – אך ורק לצורכי עבודה ורק לאחר קבלת אישור.
16. שליחת דואר לרשימת תפוצה של כמה עשרות נמענים ויותר, עלולה לגרום ל"סימון" העסק כשולח דואר ספאם וכתוצאה מכך לחסימת כל הארגון ומניעת האפשרות לשלוח מיילים ממנו, במידה ושליחה כזאת היא צורך ממשי – יש לתאם זאת עם ספק האינטרנט.
17. בחברה מותקן שרת דואר האוגר את כל תוכן ה OUTLOOK שלכם, בשל מגבלות מקום יש להקפיד למחוק ב OUTLOOK שלכם כל מופע מיותר כמו: פגישות שכבר עבר זמנם, דואר שקיבלתם וכבר קראתם, דואר יוצא שהעתק ממנו נשמר בתיבת הדואר היוצא וכו'. אין לעשות שימוש אישי בדואר האלקטרוני – אלא עסקי בלבד !
18. אין לבצע העברות מקום של מחשב או חלקי מחשב ללא קבלת אישור.
19. אין להוציא חלקי מחשב מהארגון ללא קבלת אישור.