תחזוקת שרתים ושירותי מחשוב לעסקים – הגדרת ארכיון אוטומטי

שנים רבות חלפו מאז השקת הגרסה הראשונה של שרת הדואר מבית מיקרוסופט – Microsoft Exchange , ואף שהתוכנה התפתחה פלאים מאז, בעיה מרכזית וחשובה נשארה לא פתורה עד היום –  גודל תיבת הדואר של המשתמשים.

מדריך הגדרת ארכיון אוטומטי לתיבת דואר בשרת דואר - Microsoft Exchange 2010משתמשים רבים נוהגים לאחסן כמויות אדירות של מידע מיותר בתיבות המייל שלהם בשרת, תוך שהם לא מודעים לבעיות הרבות הנוצרות עקב כך, גם בצד השרת, וגם בצד המשתמש עצמו.

לכן, הכנו עבורכם מדריך המפרט צעד אחר צעד, כיצד להגדיר ארכיון אוטומטי לתיבות הדואר למשתמשים.

במדריך, בחרנו שכל הדואר בתיבת הדואר של משתמש שגילו מעל 6 חודשים(180יום) יעבור בצורה אוטומטית לדטה בייס(DB) אחר בשרת דואר שלנו (EXCHANG 2010 SP2).

המדריך קל מאוד לביצוע –  כל שעליכם לעשות הוא לעבור שלב אחר שלב בתמונות המדריך, עד להגדרת הארכיון לארגון ולמשתמש.

מדריך צעד אחר צעד  Microsoft Exchange 2010

1. פתיחת Exchange Managment Console.

2. נעבור – Organization Configuration / Mailbox:

 

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

 

 3. נבחר מצד ימין (Actions) או במקש ימני בחלון ה Mailbox  יצירת DB חדש – New Mailbox Database:

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי
4. נרשום את שם ה DB שאני רוצים ונבחר את שרת הדואר שאנחנו מיצרים עבורו את ה דטה-בייס שלנו במקרה שלנו שם השרת הוא SERVERNT.

 

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

 

5. בשלב החמישי אנחנו בוחרים את מיקום אחסון ה DB שלנו. ניתן לבחור כל מיקום שרוצים, מומלץ לבחור כונן מקומי בשרת, ולא כונן ברשת או כונן של מערכת ההפעלה.

6. חשוב לסמן שבסיום הקמת הדטה-בייס ע"י השרת, הדטה בייס יהיה מצורף ופעיל בשרת (Mount):

 

 

תחזוקת שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

 

7. לאחר השלמת ההגדרות ותחילת תהליך יצירת ה- DB, אנחנו אמורים לראות שתהליך הסתיים בהצלחה, ושה DB נוצר והופעל עבורנו במערכת:

 

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

 

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

 

8. בשלב זה לאחר יצירת הדטה בייס (DataBase), נחיל את ההגדרות הארכיון האישיות שלנו.

9. לשם כך אנחנו נעבור ללשונית –  Retention Policy Tags, ונייצר תגית חדשה ובה ההגדרות האישיות שלנו:

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

10. אני בחרתי לבצע ארכיון אוטומטי לכל פריט תחת תיבת הדואר של המשתמש, ושגילו מעל 6 חודשים:

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

11. לאחר הקמת התגית אנחנו נעבור לחלונית – Retention Policy, ונוסיף את התגית שיצרנו לחלונית המדיניות כדי שתהיה זמינה עבור המשתמשים:

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

12. זהו, יצרנו מדניות ארכיון אוטומטי בשרת הדואר שלנו, כל מה שנותר הוא זה לקבוע עבור אלו משתמשים אנחנו מעוניינים בארכיון אוטומטית.

13. לשם כך אנחנו נעבור להגדרות המשתמשים – Recipient Configuration /  ו Mailbox.

14. בחירת המשתמש שאנחנו רוצים להחיל ארכיון אוטומטי במקש ימני בעכבר ובחירת : Enable Archive:

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי
15. נבחר האם הארכיון יאוחסן מקומי או בשרת מרוחק – כמובן שבמקרה שלנו הדטה בייס הוא מקומי:
תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

16. נעבור לחלונית המאפיינים של תיבת הדואר, ונגדיר עבור המשתמש את הגדרות הארכיון:

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי
17. במידה וכל ההגדרות שלנו התקבלו בשרת הדואר ועברו בהצלחה, נוכל לראות ולגשת לתיבת הארכיון שיצרנו עבור המשתמש שלנו.

שימו לב – ארכיון אוטומטית זמין רק בחלק מהגרסאות (OutLook), אבל זמין תמיד למשתמשים  ב OWA שלנו:
תחזוקת שרתים שרת דואר Microsoft Exchange – הגדרת ארכיון אוטומטי

 

אשמח לעזור לכם בכל שאלה ועזרה אנחנו זמינים ONLINE ישירות באתר(פינה שמאלית תחתונה באתר) או לחץ כאן

שי – אוקטב שירותי מחשוב לעסקים

3 Comments

  1. משה אומר

    תודה על ההוראות, מאד עזר לי. האקסצ'נג' יכול לשגע לפעמים. תודה!

  2. shayoctave אומר

    בכייף, שמחנו לעזור

  3. אלירן אומר

    תודה עזרתם